企業(yè)設(shè)備大修檔案的管理

    企業(yè)的設(shè)備大修檔案是企業(yè)進(jìn)行設(shè)備大修理過程中產(chǎn)生的重要資料，歷次的大修檔案真實(shí)地記載了每臺(tái)設(shè)備不同運(yùn)行時(shí)期出現(xiàn)的故障及故障原因、檢修部位及檢修方法，利用這些資料可以客觀的評(píng)價(jià)每臺(tái)設(shè)備的狀況。完善的大修檔案既有利于平時(shí)對(duì)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，又為設(shè)備的下次大修和購置新設(shè)備提供了參考和依據(jù)。
        大修檔案一般由三部分組成：一是設(shè)備的檢修記錄，如大修計(jì)劃書、設(shè)備檢修記錄、驗(yàn)收記錄及大修合同、大修預(yù)算、大修總結(jié)等；二是技術(shù)改造項(xiàng)目的申請(qǐng)書、批準(zhǔn)書、設(shè)計(jì)施工合同及施工記錄、竣工圖等；三是新購設(shè)備的開箱資料，如合格證、安裝說明書、使用維護(hù)說明書、備品配件清單等。
        在實(shí)際工作中，大修檔案的歸檔一直較難，竣工資料不準(zhǔn)確、不齊全、不規(guī)范，如何解決當(dāng)前存在的問題，是目前值得深思和亟待解決的重要問題。筆者認(rèn)為大修檔案管理中主要存在以下問題：
        第一，重建設(shè)、輕檔案的思想普遍存在，影響著大修檔案工作的開展。
        雖然檔案法已頒布多年，人們的檔案意識(shí)有所提高，但由于宣傳力度不夠，加之有些領(lǐng)導(dǎo)和部門對(duì)檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，重建設(shè)輕檔案的思想仍普遍存在。檢修單位只要在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，質(zhì)量合格就可順利拿到驗(yàn)收合格證。至于竣工資料移不移交，是否按時(shí)歸檔，并不注意。只重視工程質(zhì)量，而不重視原始資料的歸檔保存。
        第二，大修檔案內(nèi)容不全，技術(shù)改造項(xiàng)目竣工圖不準(zhǔn)確。
        對(duì)于技術(shù)改造項(xiàng)目一般涉及到設(shè)備的增減和工藝的變更，需要水、電、儀、汽等專業(yè)的配合，若不及時(shí)修改相關(guān)的檔案資料和圖紙，將造成原有資料的失效，給企業(yè)造成損失。
        第三，書寫不規(guī)范，字跡不符合要求。
        根據(jù)檔案管理的要求，書寫需用不易褪色的黑色或藍(lán)黑色墨水，但很多企業(yè)的大修檔案，都是用圓珠筆書寫，個(gè)別的還用鉛筆。
        針對(duì)大修檔案管理存在的問題，除了宣傳大修檔案歸檔的意義和重要性，增強(qiáng)人們對(duì)歸檔認(rèn)識(shí)外，筆者認(rèn)為今后加強(qiáng)檔案管理，應(yīng)從以下方面入手：
        1.做好大修資料歸檔工作，領(lǐng)導(dǎo)支持是關(guān)鍵
        檔案部門應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳力度，特別是借助一些典型事例，使企業(yè)自上而下認(rèn)識(shí)到大修檔案的重要性，力爭(zhēng)把大修資料的歸檔工作列入大修工作的具體議事日程，明確規(guī)定大修資料的歸檔時(shí)間，并把各部門大修資料歸檔工作完成的優(yōu)劣列為大修獎(jiǎng)金發(fā)放的一個(gè)考核依據(jù)。
        2. 建立健全文件資料管理制度
        企業(yè)大修資料形成復(fù)雜，貫穿于整個(gè)施工過程，如果不及時(shí)收集加強(qiáng)管理，一些材料就會(huì)散失。如果沒有相應(yīng)的制度作保證，例如檔案部門應(yīng)參加的企業(yè)活動(dòng)，像生產(chǎn)分析會(huì)、成果鑒定會(huì)以及設(shè)備開箱驗(yàn)收等都不能正常參加，這給日后檔案收集工作帶來很大困難。
        針對(duì)這一問題，山東鋁業(yè)公司水泥廠先后下發(fā)了《山鋁水泥廠檔案管理專責(zé)制》、《山鋁水泥廠基建、設(shè)備檔案歸檔管理規(guī)定》、《山鋁水泥廠業(yè)務(wù)責(zé)任可追訴檔案考核辦法》等一系列文件。制度的完善與實(shí)施，一方面使設(shè)備大修檔案的收集工作滲透到大修理過程的各個(gè)環(huán)節(jié)中，成為設(shè)備大修理計(jì)劃的制定、實(shí)施、竣工、驗(yàn)收、試車等各項(xiàng)活動(dòng)不可缺少的環(huán)節(jié)，并把收集工作的起點(diǎn)向前延伸到檔案的形成領(lǐng)域；另一方面完善了檔案工作的日常積累、檢查考核，結(jié)合相應(yīng)考核細(xì)則，對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)車間及有關(guān)技術(shù)人員和專兼職檔案員的歸檔情況進(jìn)行定期檢查，并使檢查結(jié)果與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制（獎(jiǎng)金）掛鉤。總之，要讓企業(yè)科技文件資料的收集和管理在組織上、制度上有保證，使企業(yè)大修檔案收集工作規(guī)范化、制度化。
        3.建立健全竣工檔案移交保證書制度
        設(shè)備大修檔案管理工作應(yīng)實(shí)行竣工檔案移交保證書制度。廠制度規(guī)定：凡是在本廠范圍內(nèi)申報(bào)的工程項(xiàng)目，建設(shè)單位在報(bào)建前應(yīng)與檔案部門簽訂《工程竣工檔案移交保證書》，保證書簽訂回執(zhí)為辦理工程報(bào)建必備材料之一；未簽訂保證書的工程，有關(guān)主管部門不予辦理施工報(bào)建手續(xù)；工程竣工檔案驗(yàn)收不合格的工程，建設(shè)行政主管部門不發(fā)驗(yàn)收合格證書。《保證書》的簽訂對(duì)建設(shè)單位、施工單位都具有一定的約束力，它能促使建設(shè)單位、施工單位在工程進(jìn)行的同時(shí)，注重并及時(shí)收集管好工程檔案，并在項(xiàng)目竣工后按規(guī)定向檔案部門移交檔案，這對(duì)促進(jìn)檔案管理工作非常有利。
        4.制定大修檔案歸檔范圍
        企業(yè)中大修檔案數(shù)量大，內(nèi)容雜，制定科學(xué)合理的歸檔范圍不僅能為收集工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，也關(guān)系到整個(gè)檔案工作的水平和質(zhì)量。本廠根據(jù)設(shè)備大修的實(shí)際情況，在每次大修工作開始前，明確各兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本部門所產(chǎn)生的大修資料，并提出要求。如對(duì)于設(shè)備的各種檢修記錄，收集應(yīng)完整、及時(shí)。對(duì)于大修期間新購進(jìn)的主要設(shè)備，應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)，逐一收集開箱資料，適時(shí)向檔案部門移交，以利于其他工作的開展。
        5.嚴(yán)格圖紙修改、審批
        對(duì)于大修項(xiàng)目施工完成后，應(yīng)由施工單位根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況編制竣工資料。其中涉及到原有工程項(xiàng)目變更的，技術(shù)人員還要對(duì)已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補(bǔ)充和說明，使之符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況。
        當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí)，必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖，并相應(yīng)做好施工現(xiàn)場(chǎng)和庫存底圖的修改和換版工作，做到圖紙與施工現(xiàn)場(chǎng)一致。做好設(shè)計(jì)變更材料與該工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件材料的配套管理，使大修檔案既反映工程設(shè)計(jì)活動(dòng)的歷史狀況，又反映施工安裝過程中變更修改的現(xiàn)實(shí)狀況，確保大修檔案的準(zhǔn)確、完整。檔案人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)計(jì)變更情況，避免對(duì)外提供已作廢了的或已修改過的錯(cuò)誤圖紙，為以后的生產(chǎn)改造和設(shè)備檢修提供參考和依據(jù)。
        6.檔案管理人員應(yīng)重點(diǎn)做好兩方面工作
        (1)提前介入、提供輔導(dǎo)，嚴(yán)格審查
        在大修工程前，檔案部門要舉辦由各施工單位參加的“竣工文件編制學(xué)習(xí)班”，可以邀請(qǐng)有關(guān)專家，也可以由檔案人員負(fù)責(zé)講課。在工程施工過程中，檔案人員要深入工地對(duì)施工單位竣工文件的編制提供實(shí)質(zhì)性指導(dǎo)，對(duì)施工單位上交的文件材料，要逐項(xiàng)逐頁認(rèn)真審查，耐心修正。同時(shí)要根據(jù)該項(xiàng)工程進(jìn)度計(jì)劃中的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理人員一起對(duì)該工程已形成的技術(shù)文件逐項(xiàng)逐頁進(jìn)行審查。主要審查竣工文件是否準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整、齊全、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
        (2)認(rèn)真履行職責(zé)，注重調(diào)研，提高管理水平
        檔案管理部門要積極主動(dòng)與主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)，深入大修項(xiàng)目管理和施工現(xiàn)場(chǎng)，就形式多樣的管理方式、工程質(zhì)量與大修檔案的關(guān)系，監(jiān)理制度對(duì)檔案工作的影響，檔案管理納入合同管理等問題展開廣泛調(diào)研，逐步探索出新的行之有效的檔案管理方法，提高檔案管理水平，達(dá)到科學(xué)、規(guī)范的要求。
        總之，設(shè)備的大修檔案管理是企業(yè)設(shè)備管理的重要組成部分，因此必須保證設(shè)備大修檔案的歸檔質(zhì)量，更好地適應(yīng)并服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)。